AULINGER Rechtsanwälte | Compliance: Einfaches Dokumentenarchiv zur hochwirksamen Schadensabwehr

Unternehmensrecht | Compliance

Einfaches Dokumentenarchiv zur hochwirksamen Schadensabwehr

Unternehmen müssen sich immer mehr regulatorischen Vorgaben unterwerfen. Zu deren Einhaltung legen diese Firmen in der Regel umfangreiche IT-Projekte auf oder gründen gar besondere Abteilungen. Dabei vergessen die Verantwortlichen oftmals, dass ein gut geführtes, kostengünstiges Archiv mitunter genauso gute Dienste leisten kann und immer die Basis sein sollte.

Bochum / Essen, 11. August 2010
“Nachhaltig gut geführte Unternehmen legen schon immer besonderen Wert auf ein ordentliches Archiv. Ihnen dient es einerseits als Gedächtnis, andererseits als Beweismittel für eigene Rechte”, sagt Dr. Egon Peus, Experte für Unternehmensrecht der Kanzlei Aulinger Rechtsanwälte. Wie wertvoll eine solche Archivpflege ist, zeigt sich beispielsweise bei Unternehmenstransaktionen (“Due Diligence”). Dabei geht es darum, bestmöglich für den Käufer in Erfahrung zu bringen, wie es in wesentlichen Dingen um das Unternehmen steht. “Die Erfahrung zeigt, dass nicht selten das zu prüfende Unternehmen gewaltige Mühe und riesigen Kostenaufwand hat, aus dem Chaos von zerstreut verteilten Unterlagen das Notwendige zusammenzutragen”, so Dr. Peus. Ebenso wichtig ist dieses “Unternehmensgedächtnis” für Familienunternehmer, wenn sie den Übergang auf die nächste Generation vorbereiten. Diese möchte aus gutem Grund wissen, wie es um das Unternehmen steht.

Zu den wesentlichen Schriftstücken eines Archivs gehören traditionell die grundstücksbezogenen Unterlagen. Dabei ist es aber mit Grundbuchauszügen ? häufig fehlen diese sogar ? nicht getan. “Nutzungsrechte etwa sind erschreckend oft nicht auffindbar”, erläutert Dr. Peus. Im Detail: Baugenehmigungen wie auch Anlagengenehmigungen, etwa immissionsschutzrechtliche Genehmigungen, sind die rechtliche Grundlage dafür, einen Betrieb mit einer bestimmten Nutzung überhaupt betreiben zu dürfen. Dies ist zum Beispiel wichtig für ein produzierendes Unternehmen, das seine Produktionsanlagen mit Wasser aus einem Bach kühlt. Solche Unterlagen geordnet vorzuhalten ist übrigens nicht nur deswegen besonders wichtig, weil man sich jederzeit über den Inhalt vergewissern können sollte. Vielmehr sind sie auch Beweismittel. Es kommt tatsächlich manchmal vor, dass Behördenakten verloren gehen. Dann sollte man belegen können, welche Genehmigungen man hat.

Auch sollten ? vor allem lange ? Fristen gezielt überwacht werden. “In einem mir bekannten Fall hätte ein produzierendes Unternehmen beinahe seinen Betrieb einstellen müssen, weil eine auf 15 Jahre befristete wasserrechtliche Genehmigung abgelaufen war, der Fristablauf aber nicht bemerkt wurde ? vom Unternehmen, von der Behörde nach einiger Zeit aber sehr wohl”, ergänzt Dr. Peus.

Praxistipps:
1. Dokumente priorisieren
Was für ein Unternehmen ? oder auch für eine Privatperson ? von besonderer Bedeutung ist, muss im Einzelfall beurteilt werden. Dazu können strategisch wichtige Mietverträge gehören, mit allen Veränderungen und Anpassungen. Oft wichtiger als der Text können Anlagen sein ? viele Laien meinen, es komme nur auf den Text an, und die Anlagen “verschwinden”. Deshalb: Unterlagen priorisieren, Anlagen sorgfältig mit abheften.

2. Fristenüberwachung einführen
Zum “Gedächtnis” eines Unternehmens gehört auch, Fristen aktiv zu überwachen. Denn: Behörden erteilen Genehmigungen oft befristet. Überwacht eine solche Frist niemand und läuft sie ab, so ist rechtlich möglicherweise von einem Tag auf den anderen die gesamte Betriebsführung illegal.

3. Dauerhaften Fristenkalender einführen
Kern des Unternehmensgedächtnisses ist ein langfristiger Fristenkalender. Langfristig deshalb, weil allein die Gewährleistungshaftung bei Bauten fünf Jahre betragen kann. Alles das ist bei Beginn, bei Eingang einer Genehmigung, bei Vertragsabschluss eines Bauvertrages und der Abnahme zu prüfen und ? das kann nur zentrale Geschäftsführungsaufgabe sein ? in einem Langfristkalender festzuhalten. Dabei müssen Unternehmer zudem überlegen, welche Vorlaufzeit vor Fristablauf zur sinnvollen Bearbeitung benötigt wird. Sich derlei elementare Dinge am letzten Tag einer Frist vorlegen zu lassen ist nahezu sinnlos und schlicht fahrlässig.

4. Art des Archivs abwägen
Der Einstieg in ein sorgfältig geführtes Dokumentenarchiv kann eine einfache Fristenkladde sein, in der das Unternehmen alle wichtigen Termine inklusive Anmerkungen festhält. Großunternehmen und Konzerne verlassen sich mitunter auf elektronische Archive, indes: “Manche Frist läuft über Jahre, gar Jahrzehnte. Im Laufe dieser Zeit verändert sich in vielen Unternehmen auch deren gesamte IT-Struktur, und das elektronische Archiv gerät in Vergessenheit. Von daher kann die papierene Alternative manchmal sogar die bessere sein”, warnt Dr. Peus vor technischem Aktionismus.

5. Mittels Dokumentation vor Schadensersatz schützen
Zu einer ordnungsgemäßen Unternehmensleitung gehört heute auch die Pflicht zur Strukturierung von Dokumenten, Archivführung und Fristenkontrolle. Geschäftsführer, die diese Aufgaben missachten, laufen Gefahr, schadensersatzpflichtig zu werden.

Informationen im Internet: www.aulinger.eu

Über AULINGER Rechtsanwälte:
AULINGER Rechtsanwälte ist eine mittelständische Anwaltskanzlei mit 27 Anwälten, davon 7 Notaren, an den Standorten Bochum und Essen. Zu den Mandanten zählen Unternehmer und Unternehmen aller Größen, vom Freiberufler über den Mittelstand bis zu internationalen Konzernen. Auch die öffentliche Hand und kommunale Unternehmen werden laufend vertreten.
AULINGER Rechtsanwälte betreuen ihre Mandanten umfassend auf allen Gebieten des Unternehmensrechts, so im Gesellschafts- und Steuerrecht, im Arbeits- und Immobilienrecht, bei Nachfolgeplanung und beim Unternehmenskauf. Daneben verfügt die Kanzlei über besondere Expertise auch in Spezialbereichen, etwa im Kartell- und Vergaberecht, im Infrastrukturrecht, dem Energiewirtschaftsrecht und dem Recht der Telekommunikation. Mit dieser Kombination klassischer Beratungsfelder und aktuellem Expertenwissen genießt die Partnerschaft, die 2008 ihr 60-jähriges Bestehen feiern konnte, einen exzellenten Ruf weit über das Ruhrgebiet hinaus.

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